Como um sistema de agendamento pode facilitar o dia a dia


Muitas pessoas não dão tanto valor, mas você sabia que um sistema de agendamento pode fazer a diferença na produtividade de uma clínica de estética?

A rotina administrativa de uma clínica também tem sua parte burocrática. Precisamos cadastrar clientes, atualizar informações, marcar consultas, tentar reorganizar a agenda com os cancelamentos de última hora, lidar com cadastros incompletos. Muitos processos são repetitivos e manuais e, por muito pouco, não fazemos confusão!

Só quem realiza essa atividade sabe o quanto pode ser exaustiva. A responsabilidade de evitar qualquer falha e colaborar para o bom fluxo dos atendimentos é grande. Ao investir em um programa de agendamentos toda essa dificuldade deixa de existir, já que o processo automatizado dá praticidade e ameniza erros humanos.

Continue a leitura e entenda um pouco melhor!


O que é um sistema de agendamento e como funciona?


O sistema de agendamento é um software de gestão que vem com diversos recursos para tornar o dia a dia da clínica mais prático. Entre suas funcionalidades existe, por exemplo, a de permitir que a própria cliente marque, pelo site, sua consulta. Tudo é automatizado. Assim, caso o horário já esteja preenchido, não há como agendar outra pessoa com o mesmo profissional no mesmo momento.

Também é possível enviar lembretes às clientes sobre suas marcações. Isso é frutífero para a empresa, por diminuir atrasos e faltas. Além do mais, todas as informações importantes ficam guardadas na nuvem. Essa circunstância facilita o acesso e evita perdas.

Essas praticidades otimizam o trabalho da parte de secretaria, que pode lidar com tarefas mais complexas, em prol de aumentar a produtividade da clínica.


Quais funcionalidades esse software oferece?


Ele pode oferecer diversas funções, dependendo do que for contratado. Alguns exemplos são:

agendamento online; avisos e lembretes por SMS ou WhatsApp; controle dos pacotes de tratamentos estéticos; controle do fluxo de caixa; controle de estoque de produtos estéticos; monitoramento das contas a pagar e a receber.


Quais os benefícios de contar com um sistema de agendamento?


Contar com um programa de agendamento é imprescindível, principalmente se você pretende montar uma clínica chique, em um estilo spa de luxo, afinal, o conforto oferecido já deve começar no atendimento. Confira algumas vantagens que ele traz!


Organização da agenda


Um software de agendamento permite mais coordenação das marcações, aumentando a eficiência na rotina. Alguns sistemas possibilitam a personalização por meio de cores, ajudando a diferenciar cada procedimento, tratamento ou profissional responsável, por exemplo.

Além do mais, diferentemente de uma agenda manual, não é preciso fazer rasuras quando há desmarcações, nem há riscos de ter duplicidade de horários. Qualquer correção é feita em alguns cliques.


Melhoria da gestão


A automação das atividades garante não só aumento da produtividade, mas também a melhoria na gestão do consultório. O sistema permite o acesso a relatórios, como quantidade total de atendimentos, cancelamentos, duração dos procedimentos. Ter esse conhecimento é importante para planejarmos futuras otimizações nos atendimentos.


Mais controle das sessões


É possível ter mais controle das sessões de cada cliente. Conseguimos verificar, por exemplo, o número de consultas que ainda faltam para terminar o tratamento. Isso diminui o trabalho manual e evita possíveis falhas.


Monitoramento financeiro


O controle financeiro fica mais apurado, pois é possível verificar todas as sessões pagas, clientes inadimplentes, cheques que estornaram. O fluxo de caixa fica mais bem gerenciado, evitando furos na conta e contribuindo para a boa saúde financeira.


Agilidade no atendimento


Para a clínica, há um ganho na agilidade, já que, por meio do sistema, é possível agendar ou trocar horários em poucos minutos. Caso haja esquecimento de alguma informação, o sistema consegue avisar. Por exemplo, ter o telefone celular no cadastro é fundamental, pois a cliente pode ser avisada caso um imprevisto aconteça e o profissional fique impossibilitado de atendê-la.


Otimização na espera


É comum acontecer de alguma cliente desejar o atendimento em um horário já preenchido. Quando isso ocorre, muitos de nós costumamos anotar o nome e o telefone em um papel, para nos lembrarmos caso a vaga surja.

No entanto, com a grande quantidade de pacientes diariamente, é possível que outras clientes tenham a mesma demanda. Se não nos organizarmos quanto a isso, o risco de esquecimento ou confusão é grande.

Em vez de fazer essa tarefa manualmente, o sistema de agendamento permite que anotemos uma fila de espera. Caso o horário seja liberado, podemos fazer a marcação automaticamente.


Redução nos atrasos e faltas


O esquecimento da marcação é um dos maiores motivos para atrasos e faltas. Isso pode ser evitado ao enviar lembretes do atendimento. Esse fator também otimiza o tempo que os funcionários perderiam fazendo essa atividade por conta própria.


Facilidade para clientes


Para as clientes também há facilidade. Muitas clínicas colocam apenas um número de telefone central para a marcação da consulta. Assim, caso esteja ocupado, a paciente precisa esperar ou retornar a ligação outras vezes.

O software dá mais praticidade para a rotina, pois é possível, a qualquer momento do dia, entrar no site e fazer a marcação.


Mais controle do histórico


Lidar com muitos pacientes dificulta lembrarmos as particularidades de cada caso. Principalmente se for uma cliente retornando de um grande período sem procedimentos.

Ter o histórico de cada pessoa, com as informações mais importantes, é essencial, inclusive, para o sucesso da intervenção estética.


Quais as dicas para fazer a implementação na clínica?


Na hora de escolher um programa de agendamento, é importante verificar, alguns detalhes. Veja quais são eles!


Deve ter bom visual


Para que a cliente sinta satisfação em utilizar o software de marcação, ele deve apresentar um bom visual. As letras devem ter um bom tamanho para leitura. As cores precisam ser agradáveis. As informações precisam ser localizadas rapidamente.

Por exemplo, em poucos segundos ela tem que conseguir encontrar o nome do profissional que deseja e saber quais são os horários livres e os ocupados. Ou seja, é preciso que a página esteja bem organizada!


Precisa ser seguro


É importante que a plataforma venha de um fabricante confiável, para oferecer segurança com relação a informações íntimas. Além da proteção contra possíveis invasões, deve garantir que os dados não sejam perdidos, situação que causaria um grande transtorno à clínica.


Deve ser acessível


Também deve ser intuitivo, de fácil entendimento na usabilidade e acessibilidade mobile, permitindo que todos consigam o acesso também por smartphones e tablets. Afinal, esses dispositivos são os mais usados na realidade de todos nós.

Assim, investir em um sistema de agendamento garante diversas vantagens, como maior produtividade, mais controle financeiro e melhor administração de cada procedimento. A tecnologia vem facilitando nosso dia a dia e usá-la a nosso favor é importante, não acha?

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